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移交人事档案办理须知

一、 移交档案范围

1、因单位改制、清盘、破产等原因造成长期遗留单位保管的人事档案;

2、因员工辞退、辞职、自动离职等原因造成遗留单位保管的人事档案;

3、其他原因造成遗留单位保管的人事档案。

二、申报材料

1、单位出具的将人事档案移交市人才交流服务中心的正式文件;

2、单位在公众媒体发布的移交档案公告原件;

3、《移交人事档案登记表》(可浏览“深圳人才网”下载)

三、办理程序

1、单位清理相关人事档案:相关当事人离开单位时没办妥离职手续且无法联系当事人的,单位做出档案移交决定并在全国或地区性媒体(如深圳特区报、深圳商报等)上发布公告(内容可参考“深圳人才网”上相关文件);

2、单位依据劳动人事法规及本单位实际情况,做出将人事档案移交市人才交流服务中心的相关决定,并将该决定形成正式文件;

3、单位填写《移交人事档案登记表》(下称“登记表”,可从“深圳人才网” -“人事代理” 栏目中下载或直接到罗湖业务分部领取),并签字盖章;

4、单位将人事档案移交深圳市人才交流服务中心,同时将公告、登记表以及相关当事人的离职材料和正式文件等一并送达市人才中心备案;

温馨提示:如移交人事档案数量较大的,可联系市人才交流服务中心提供上门服务。

5、单位一次性向市人才交流服务中心交付一年期的档案移交服务费。

四、政策依据

1、《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发〔1996〕118号)第四条:“流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。”

2、市委组织部、市人事局发布的《关于进一步规范流动人员人事档案管理工作的通知》(深人发〔2003〕88号)精神:国有企业因改制、清盘、破产所造成的档案遗留问题,必须在规定的期限内将档案移交组织人事部门所属的人才服务机构保管;凡不属于本单位员工的人事档案均须按规定移交组织人事部门所属人才服务机构保管;

五、注意事项

1、档案按规定移交深圳市人才交流服务中心后,与档案有关的业务由档案当事人与市人才交流服务中心联系,按档案管理相关规定办理。

2、单位须保证移交的人事档案真实、材料齐全,如出现虚假档案材料的,将追究单位及相关管理人员的法律责任;如出现档案材料缺失的,单位应积极配合补齐。

附件:《移交人事档案登记表》(附公告样式)